Notion.so : Maîtriser son organisation numérique À distance

CONTENU DE LA FORMATION (PROGRAMME DÉTAILLÉ)

Module 1 : Les Fondamentaux de Notion (8h)

• Accueil, recueil des attentes et introduction à Notion (1h)
  • Présentation du formateur et des participants.
  • Positionnement des niveaux et recueil des objectifs individuels.
  • Découverte de l'interface et de la philosophie de Notion (blocs, pages).
• Thème 1 : Créer son Tableau de Bord personnalisé (1h)
  • Structurer une page : titres, colonnes, listes.
  • Intégrer des liens et des médias.
  • Utiliser le bloc synchronisé pour créer un menu de navigation permanent.
  • Atelier pratique : Chaque participant crée la première version de son tableau de bord.
• Thème 2 : Maîtriser les Bases de Données pour le suivi (2h)
  • Créer une base de données (Tableau, Liste, Kanban, Calendrier).
  • Configurer les propriétés (Texte, Nombre, Date, Select, Personne, etc.).
  • Mise en situation : Création d'un journal personnel et d'une liste de tâches simple.
• Thème 3 : Organiser et visualiser ses Tâches (2h30)
  • Filtrer et trier les données pour créer des vues pertinentes.
  • Configurer des vues "Kanban" pour le suivi de statut et "Chronologique" pour la planification.
  • Rassembler des tâches de plusieurs projets en une seule vue "Master".
  • Exercice : Reproduire un système de gestion de tâches avec des vues "semaine en cours" et "à venir".
• Thème 4 : Collaborer et Partager (1h30 min)
  • Les différents niveaux de partage : privé, invité, public.
  • Gérer les permissions de base (lecture, commentaire, modification).
  • Mise en situation : Partager des pages selon différents scénarios.

Module 2 : Maîtrise et Automatisation (8h)

• Accueil, réactivation des acquis et introduction aux fonctions avancées (30 min)
  • Évaluation rapide des notions du module 1.
  • Présentation des objectifs du module de maîtrise.
• Thème 1 : Gestion de Projet Avancée avec les Relations (2h)
  • Connecter des bases de données entre elles (Projets <> Tâches, Clients <> Réunions).
  • Afficher des informations liées d'une base à l'autre.
  • Atelier pratique : Construire un mini CRM en reliant une base "Contacts" et une base "Entreprises".
• Thème 2 : Synthétiser l'Information avec les Agrégations (Rollups) (1h30 min)
  • Calculer des données (sommes, moyennes, barres de progression).
  • Créer des tableaux de bord dynamiques qui synthétisent l'avancement des projets.
  • Exercice : Afficher le budget total d'un projet en agrégeant les coûts des tâches associées.
• Thème 3 : Gagner du Temps avec les Modèles et les Boutons (1h30 min)
  • Créer des modèles de pages pour standardiser les processus (réunions, rapports, etc.).
  • Configurer des boutons pour automatiser des actions répétitives (créer une tâche, ajouter une entrée de journal).
  • Mise en situation : Automatiser son "daily stand-up" avec un bouton.
• Thème 4 : Collaboration Avancée et Bonnes Pratiques (1h30 min)
  • Gestion fine des permissions en équipe.
  • Utiliser les commentaires et les discussions pour fluidifier la collaboration.
  • Dépasser les limites de Notion : aperçu des intégrations et formules simples.
  • Étude de cas : Analyser et optimiser un espace de travail Notion existant.

Module 1 : Les Fondamentaux

1. Concevoir un tableau de bord centralisé : À partir d'une page Notion vierge et en utilisant les blocs de base, l'apprenant saura concevoir un tableau de bord personnalisé. Le tableau de bord devra contenir un menu de navigation synchronisé vers au moins 3 autres pages, une section "liens utiles" et une vue des tâches de la semaine en cours.
2. Structurer des bases de données : En autonomie, l'apprenant saura créer et configurer une base de données pour un journal personnel et une pour la gestion de tâches. Chaque base devra comporter au moins 4 propriétés pertinentes (ex: Date, Statut, Priorité, Fichiers) et 10 entrées distinctes.
3. Créer des vues de données filtrées : À partir d'une base de données de tâches existante, l'apprenant saura configurer deux vues distinctes sur une page. La première vue affichera les tâches de la semaine en cours en mode "Kanban" (par statut) et la seconde en mode "Chronologique" (triées par date), sans aide extérieure.
4. Gérer les accès et le partage : En utilisant les fonctionnalités de partage de Notion, l'apprenant saura rendre une page publique sur le web, partager une autre page en accès limité avec un autre utilisateur, et conserver une troisième page strictement privée.

Module 2 : Maîtrise et Automatisation

1. Mettre en relation des bases de données : À partir de deux bases de données distinctes ("Projets" et "Tâches"), l'apprenant saura établir une relation bidirectionnelle entre elles. Le critère de réussite est que chaque tâche soit correctement liée à un projet et que, depuis la vue "Projets", on puisse voir toutes les tâches associées.
2. Agréger des données avec les "Rollups" : En utilisant la propriété "Rollup" sur une base de données "Projets" reliée à des tâches, l'apprenant saura afficher un indicateur d'avancement (ex: pourcentage de tâches terminées). Le calcul devra se mettre à jour automatiquement lorsque le statut d'une tâche est modifié.
3. Automatiser la création de contenu : À l'aide de la fonctionnalité "Modèles de base de données" et des "Boutons", l'apprenant saura créer un bouton qui génère automatiquement une nouvelle page de compte-rendu de réunion pré-remplie, en moins de 10 minutes et sans consulter le support de cours.
4. Configurer des droits d'accès avancés : Sur une page partagée en équipe, l'apprenant saura configurer les permissions pour que certains membres ne puissent qu'ajouter des commentaires, tandis que d'autres peuvent modifier le contenu, en respectant un scénario donné.

• Avoir une connaissance de base de l'environnement informatique (navigation internet, gestion de fichiers).

• Disposer d'un ordinateur avec webcam et d'un accès à internet.

• Idéalement deux écrans.

• Avoir créé un compte Notion.so (gratuit).

La formation alterne des phases théoriques (méthode affirmative/expositive), des phases d'échanges (méthode interrogative/dialectique) et une majorité de phases de mise en pratique (méthode active/expérientielle). L'approche est immersive et centrée sur l'apprenant :

• Sessions interactives : Présentations et démonstrations pour illustrer les concepts.
• Ateliers pratiques : Exercices concrets et scénarios réels pour appliquer immédiatement chaque fonctionnalité.
• Études de cas : Analyse d'espaces de travail Notion pour intégrer les usages dans différents contextes professionnels.
• Co-développement : Les participants sont encouragés à travailler sur leurs propres cas d'usage.

• Plateforme de visioconférence.
• Espace de travail Notion partagé pour les exercices.
• Support de cours numérique synthétisant les points clés.

Le dispositif d'évaluation permet de mesurer la progression des apprenants à chaque étape :

• Évaluation diagnostique : Un questionnaire de positionnement est envoyé avant la formation pour évaluer le niveau initial et les attentes des participants.
• Évaluation formative : Réalisée tout au long de la formation par le biais de questions/réponses, de la validation des exercices pratiques et d'ateliers, permettant un ajustement en temps réel du rythme et des contenus.
• Évaluation sommative : À la fin de chaque module, une mise en situation pratique finale est proposée. L'apprenant doit recréer en autonomie un espace de travail fonctionnel (tableau de bord, gestion de projet) qui valide l'atteinte des objectifs pédagogiques critériés. Une grille d'évaluation critériée est utilisée par le formateur.
• Évaluation de la satisfaction : Un questionnaire de satisfaction anonyme est transmis à la fin de la formation pour recueillir le ressenti des participants.

• Organiser et exploiter des bases de données à l’aide des options de filtres et de tri, Rechercher/Remplacer, Mise en forme conditionnelle
• Structurer efficacement l'information : Savoir utiliser et organiser des bases de données pour centraliser les informations.
• Concevoir un tableau de bord centralisé
• Structurer des bases de données
• Gérer les accès et le partage sur Notion.so

Jérémy, expert en efficacité numérique, accompagne professionnels et organisations dans l'optimisation de leurs processus de travail.

Grâce à une veille technique constante, il maîtrise les outils les plus performants du marché pour la gestion de projets, la collaboration, l'organisation perso/pro et l'automatisation des tâches.

Son expérience terrain en tant que manager et chef de projet lui permet d'appliquer concrètement ces solutions et d'en mesurer l'impact réel sur la productivité et la qualité de vie au travail.

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