GTD et Gestion des Tâches : Organiser son esprit et piloter ses activités quotidiennes À distance

CONTENU DE LA FORMATION (PROGRAMME DÉTAILLÉ)

• Module 1 : Définir un cap : de la vision aux objectifs stratégiques (35 min)
  • Le rôle de la vision comme outil d'aide à la décision et à la priorisation.
  • Méthodologie pour la formalisation d'une vision claire.
  • Le principe de la déclinaison des objectifs (annuels, trimestriels).
  • Identification des actions et projets à fort effet de levier.
• Module 2 : Fondations d'un système fiable : principes et outils (35 min)
  • Le concept de "charge mentale" et ses impacts sur la performance.
  • Le système externe comme solution pour libérer les ressources mentales.
  • Le triptyque d'organisation : capture (notes), organisation (cahier), planification (agenda).
• Module 3 : La Collecte : Maîtriser le flux d'informations (35 min)
  • Les principes d'une boîte de réception ("Inbox") efficace.
  • Mise en situation pratique : exercice de "Brain Dump" guidé pour vider son esprit.
• Module 4 : Le Traitement : Transformer l'information en action (35 min)
  • Le processus de clarification : l'analyse systématique de la boîte de réception.
  • La règle des 2 minutes pour maximiser l'efficience.
  • Différenciation entre Tâches simples, Projets, et informations de référence.
• Module 5 : Le Pilotage Opérationnel : Agir avec Intention (30 min)
  • L'organisation par contextes (@Appels, @Ordi, etc.) pour faciliter le choix de l'action.
  • La mise en place de la routine de début de journée pour définir les priorités.
  • La routine de fin de journée pour clôturer ses boucles et préparer le lendemain.
• Module 6 : Les Rituels de Synchronisation : Garder le Cap (40 min)
  • La Revue Hebdomadaire : le processus vital pour maintenir la fiabilité du système.
  • La Revue Mensuelle : l'instance de recul stratégique pour l'ajustement des priorités.
• Module 7 : L'Amélioration Continue : Faire évoluer son système (30 min)
  • Techniques d'auto-évaluation de son organisation personnelle.
  • Le principe de l'itération : comment adapter et faire évoluer ses outils et rituels.

À l'issue de la formation, l'apprenant sera capable de mettre en œuvre un système d'organisation personnel complet et fiable, basé sur la méthode GTD et des outils papier, pour piloter son activité avec clarté et réduire sa charge mentale.

• Définir une vision claire et la décliner en objectifs stratégiques : En utilisant la structure-guide fournie, l'apprenant saura formaliser par écrit une vision directrice pour son activité et la traduire en 2 à 3 objectifs annuels respectant les critères présentés.
• Construire les fondations d'un système fiable : L'apprenant saura énoncer les principes de la gestion de la charge mentale et décrire la fonction spécifique de chaque outil du système proposé (zone de capture, cahier d'organisation, agenda).
• Maîtriser le processus de collecte pour mettre ses idées dans un Système d'Organisation de Contenu : Au cours d'un atelier pratique, l'apprenant saura réaliser une collecte exhaustive de toutes ses tâches et idées en cours sur un support dédié, en appliquant le principe du non-filtrage.
• Transformer des informations brutes en actions concrètes actionnables : À partir d'une liste d'éléments collectés, l'apprenant saura appliquer l'arbre de décision GTD pour traiter chaque élément, le convertir en une action claire formulée avec un verbe d'action, et le ventiler vers l'outil approprié de son système.
• Mettre en place des rituels de pilotage : L'apprenant saura structurer dans son cahier un ensemble de listes d'actions organisées par contexte, élaborer sa routine de pilotage journalier et planifier le déroulement de sa Revue Hebdomadaire à l'aide de la checklist-type fournie.

Managers, entrepreneurs, et tout professionnel cherchant à réduire sa charge mentale, à améliorer sa gestion des priorités et à mettre en place un système d'organisation robuste et pérenne, sur papier, pour mieux l'adapter plus tard sur outils numériques.

• Préparation du contenu :

  • Implication personnelle : Chaque participant est invité à venir avec sa liste actuelle de "choses à faire" (mentale ou écrite) pour la vider dans le système pendant la formation, favorisant ainsi une application immédiate et concrète des concepts.

• Matériel d'organisation personnel (à prévoir par le participant) :

  • Un cahier à spirale ou un carnet (minimum format A5) pour la prise de notes et l'organisation.

  • Des stylos de 4 couleurs différentes pour faciliter la structuration visuelle.

  • Des surligneurs 

  • Des marque-pages autocollants (type Post-it drapeaux) pour indexer les pages.

• Matériel technique (pour la formation à distance) :

  • Un ordinateur fonctionnel avec webcam.

  • Une connexion internet stable.

  • Un casque-micro pour une meilleure qualité audio et participation.

Le dispositif d'évaluation permet de mesurer la progression des apprenants à chaque étape :

• Évaluation diagnostique : Un tour de table en début de session permet de recueillir les attentes et les difficultés actuelles en matière d'organisation.
• Évaluation formative : Réalisée tout au long de la formation par la validation des exercices (collecte, traitement d'une "inbox") et la revue par le formateur des systèmes papier mis en place par les participants.
• Évaluation sommative : À la fin de la formation, le participant doit présenter son système d'organisation fonctionnel (cahier avec listes de projets, actions contextuelles) et expliquer comment il va mener sa prochaine revue hebdomadaire.
• Évaluation de la satisfaction : Un questionnaire de satisfaction anonyme est transmis à la fin de la formation pour recueillir le ressenti des participants.

• Support de cours numérique : Accessible en ligne, incluant des synthèses des principes clés de la méthode GTD et des schémas explicatifs

• Plateforme interactive dédiée : Un espace de travail numérique où les participants pourront retrouver des annexes, des références, ainsi que des modèles et outils pour adapter la méthode à leurs supports numériques préférés (ex: Notion, Trello, etc.).

Le dispositif d'évaluation permet de mesurer la progression des apprenants à chaque étape :

• Évaluation diagnostique : Un tour de table en début de session permet de recueillir les attentes et les difficultés actuelles en matière d'organisation.
• Évaluation formative : Réalisée tout au long de la formation par la validation des exercices (collecte, traitement d'une "inbox") et la revue par le formateur des systèmes papier mis en place par les participants.
• Évaluation sommative : À la fin de la formation, le participant doit présenter son système d'organisation fonctionnel (cahier avec listes de projets, actions contextuelles) et expliquer comment il va mener sa prochaine revue hebdomadaire.
• Évaluation de la satisfaction : Un questionnaire de satisfaction anonyme est transmis à la fin de la formation pour recueillir le ressenti des participants.

• Mettre en place des rituels de pilotage
• Transformer des informations brutes en actions concrètes actionnables
• Maîtriser le processus de collecte pour mettre ses idées dans un Système d’Organisation de Contenu
• Définir une vision claire et la décliner en objectifs stratégiques

Jérémy, expert en efficacité numérique, accompagne professionnels et organisations dans l'optimisation de leurs processus de travail.

Grâce à une veille technique constante, il maîtrise les outils les plus performants du marché pour la gestion de projets, la collaboration, l'organisation perso/pro et l'automatisation des tâches.

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