Animation de réunion et gestion de projets Présentiel

SESSION 1 : animation de réunions

Le processus de réunions déléguées est particulièrement conçu pour une application au sein d'équipes constituées, avec hiérarchie, ou au sein d'équipes en réseau dont au moins quelques membres sont relativement permanents.

Cet outil est tout indiqué lors de réunions qui ont lieu avec une régularité prévisible, d'équipe de direction ou de réseau.  Ces réunions peuvent être hebdomadaires, mensuelles, bimensuelles ou bimestrielles. 

Ce processus est donc très performant s'il est utilisé voire rodé de façon régulière dans des groupes qui incluent une équipe complète, le cas échéant avec sa hiérarchie. 

Préparer la réunion

• Identifier les principes d'organisation matérielle de la réunion : convocation, nombre de participants, temps, lieu, etc.
• Définir le but et les objectifs selon les différents types de réunions
• Informer et recueillir les informations nécessaires pour se préparer efficacement

Comprendre et utiliser le principe de la réunion déléguées ainsi que les différents rôles qui en découlent, pour assurer une réunion efficace

• Expliquer les rôles et les répartir :
  • Faciliteur/animateur
  • Pousse décision/scribe
  • Cadenceur
  • Coach de séance

• Expérimenter directement
• Feedback régulier

Rédiger le tableau de prise de décision/plan d'action

• Savoir synthétiser chaque sujet pour en garder que l'information essentielle
• A chaque sujet, une action au moins, un responsable, des contributeurs et un délai

Suivre le plan d'action

• Apprendre à suivre les actions grâce au tableau de prise de décision d'une séance sur l'autre
• Ancrer le processus sur la durée

Mettre en place un processus d'amélioration continue

• Instaurer une clôture avec un feedback systématique du coach de séance et des participants :
  • Feedback des rôles tenus avec ce qui a bien fonctionné, et une suggestion d'amélioration
  • Tour de table pour noter ce que chacun a apprécié du mode de fonctionnement et des suggestions d'amélioration
• Préparer la prochaine réunion : répartition des rôles pour la prochaine réunion

SESSION 2 : suite animation de réunion

• Quizz oral sur les rôles et apport du formateur, évaluation des participants sur l'appropriation des apports méthodologiques
• Mise en situation réelle lors d'une réunion d'équipe : répartition des rôles, ordre du jour, sujets traités, cadencement, tableau de prise de décision…
• Observation du formateur et feedback à chaque séquence de la réunion, correction en direct
• Réponses aux questions des participants si besoin de clarification

SESSION 3 : Gestion de projet

• Apport méthodologique sur la définition de la gestion de projet et le rôle d'un chef de projet
• Découverte de la matrice RACI
• Exercice sur une situation réelle - un projet en démarrage : la newsletter
• Evaluation des participants
• Apport méthodologique sur : la fiche projet
• Exercice sur situation réelle suite avec la fiche projet
• Evaluation des participants

SESSION 4 : suite animation de réunion et gestion de projet

• Continuer l'appropriation des modèles en situation réelle
• Aborder les notions de communication et des outils mis en place pour favoriser le bon déroulé des projets :
  • Développer la qualité relationnelle par le biais de la communication non violente
    • Exercice avec exemples réels de conflits
  • Savoir déjouer les non-dits, les interprétations, les frustrations non exprimées…
  • Créer un espace d'expression si nécessaire lors des réunions d'équipe
  • Comprendre les étapes de la maturité d'une équipe

o Savoir conduire des réunions structurées et efficaces

o Développer ses capacités d'animation de réunions

o Savoir tenir les différents rôles dans le modèle des réunions Déléguées d'Alain Cardon

o Savoir rédiger un plan d'action et le suivre sur le temps grâce aux réunions

o Savoir planifier des projets, les suivre et les mener à bien dans un délai imparti

o Savoir répartir les rôles, les responsabilités et les tâches dans un projet

o Savoir communiquer au fur et a mesure sur ses difficultés ou réussites pour favoriser l'amélioration continue

Alternance en apport théorique (30%) et mise en pratique (70%)

Grande interactivité, feedback individuel par le collectif et le formateur

Apprentissage renforcé par la dynamique de groupe

Expérientielle : possibilité de travailler sur les situations réelles Active : le formateur facilite le travail collectif

Paperboard

Supports remis aux participants sous forme de fiche outils : le principe des réunions déléguées, les rôles, le tableau de prise de décision, la matrice RACI, fiche gestion de projet, les préjugés et les interprétations, les étapes d'une équipe

Evaluation :

- A chaque exercice ou mise en situation : feedback du formateur

- A la fin de la formation : autoévaluation et évaluation du formateur

- Questionnaire de satisfaction du formateur par les participants à la fin des 4 sessions

Suivi à 3 mois : entretien à distance pour échanger sur ce qu'ils ont continué à mettre en pratique

• Savoir conduire des réunions structurées et efficaces
• Développer ses capacités d’animation de réunions
• Savoir tenir les différents rôles dans le modèle des réunions Déléguées d’Alain Cardon
• Savoir rédiger un plan d’action et le suivre sur le temps grâce aux réunions
• Savoir planifier des projets, les suivre et les mener à bien dans un délai imparti
• Savoir répartir les rôles, les responsabilités et les tâches dans un projet
• Savoir communiquer au fur et à mesure sur ses difficultés ou réussites pour favoriser l’amélioration continue

Lydia Hodebert, formatrice certifiée, 20 ans d'expérience en tant que formatrice en entreprise.

INGENIERIE PEDAGOGIQUE ET ANIMATION DE FORMATIONS :

(Entre 300 et 400 personnes par an depuis 2005)

- Formations sur mesure sous forme d'ateliers de 1 ou 2 jours :

Communication bienveillante (approche par la Communication NonViolente®), Intelligence Emotionnelle, Conduite du changement, gestion des conflits, animer des réunions efficaces, se préparer aux entretiens annuels, optimiser la performance de son équipe, développer ses postures managériales, connaissance de soi et des autres, gestion du stress, motivation, gestion du temps et des priorités, management collaboratif de projets, etc……

Spécificité des ateliers : feedbacks, élaboration d'un « plan d'action », suivi et évaluation des actions accomplies 2 mois plus tard, et travail collectif sur des situations réelles en mode « intervision», coaching individuel de suivi.

- Formations sur des cursus longs pour des groupes de managers, échelonnées sur plusieurs mois :

Toutes les thématiques managériales et de leadership sont abordées avec des ateliers d'échanges de pratiques.

Dans le cadre de mes interventions en intra, je veille à m'adapter aux modalités d'accueil et aux dispositifs déjà mis en place par le client pour les personnes en situation de handicap.

Lorsque l'intervention se déroule au sein d'une structure telle qu'une école supérieure disposant de référents handicap, d'équipements adaptés et de procédures internes d'accompagnement, je m'inscris dans ce cadre existant en lien avec les personnes ressources identifiées.

Je reste par ailleurs à l'écoute des besoins spécifiques des participants et m'assure, en lien avec le commanditaire, que les conditions d'accessibilité pédagogique et matérielle sont réunies. Si nécessaire, j'adapte mes supports, modalités d'animation ou outils pédagogiques afin de garantir une égalité d'accès à la formation pour tous les participants.